Cara mengirim lamaran kerja lewat email (body email)

Pernahkah Anda merasa lamaran kerja yang sudah Anda kirim lewat email seolah “tenggelam” begitu saja, tanpa ada kabar lanjutan? Atau, mungkin Anda bingung merangkai kata-kata yang pas di badan email (body email) agar lamaran Anda tidak berakhir di folder sampah, melainkan langsung menarik perhatian HRD?

Jika jawaban Anda “ya”, berarti Anda berada di tempat yang tepat. Mengirim lamaran kerja lewat email bukan sekadar melampirkan CV dan menekan tombol kirim. Ada seni dan strategi khusus yang perlu Anda kuasai, terutama dalam menyusun body email yang efektif dan profesional.

Artikel ini akan menjadi panduan lengkap Anda. Sebagai seorang mentor yang berpengalaman, saya akan membimbing Anda langkah demi langkah, menunjukkan cara merancang body email lamaran kerja yang tidak hanya menarik perhatian, tetapi juga menunjukkan kualitas dan keseriusan Anda sebagai kandidat.

Pentingnya Body Email: Bukan Sekadar Formalitas

Seringkali, pelamar kerja hanya fokus pada CV dan surat lamaran. Mereka lupa, body email adalah “gerbang” pertama. Ini adalah kesan awal yang HRD dapatkan tentang Anda, bahkan sebelum mereka membuka dokumen lampiran Anda.

Bayangkan ini: dalam tumpukan ratusan email lamaran, HRD hanya punya waktu singkat untuk membaca. Body email yang efektif adalah “elevator pitch” Anda, pancingan pertama yang membuat mereka penasaran untuk melihat lebih jauh kualifikasi Anda.

Jika body email Anda tidak meyakinkan, singkat, atau bahkan kosong, besar kemungkinan lamaran Anda akan dilewati begitu saja. Ini adalah kesempatan emas untuk menunjukkan profesionalisme dan antusiasme Anda sejak awal.

Struktur Esensial Body Email Lamaran Kerja yang Memikat

Body email lamaran kerja yang baik memiliki struktur yang jelas dan terarah. Ini membantu HRD memahami maksud Anda dengan cepat dan efisien. Mari kita bedah satu per satu.

1. Baris Subjek Email: Kunci Pembuka Pertama

Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat HRD. Ini adalah gerbang utama yang menentukan apakah email Anda akan dibuka atau tidak. Baris subjek harus jelas, ringkas, dan informatif.

Hindari subjek yang terlalu umum seperti “Lamaran Kerja” atau “CV”. Sertakan informasi penting seperti nama Anda, posisi yang dilamar, dan mungkin kode lamaran jika ada.

• Contoh Subjek Email yang Efektif:
  • Lamaran Kerja – [Nama Anda] – Posisi [Nama Posisi]
  • [Nama Anda] – Melamar untuk Posisi [Nama Posisi] (Kode: [Jika Ada])
  • Aplikasi Pekerjaan: [Nama Posisi] – [Nama Anda]
• Contoh Skenario: Anda melamar posisi “Digital Marketing Specialist” di PT Maju Bersama. Subjek yang ideal bisa jadi: “Lamaran Kerja – Budi Santoso – Digital Marketing Specialist”. Ini langsung memberikan informasi yang dibutuhkan oleh HRD.

2. Salam Pembuka: Kesan Pertama yang Sopan

Awali email Anda dengan salam pembuka yang formal dan sopan. Usahakan untuk menyebutkan nama manajer perekrutan atau HRD jika Anda mengetahuinya. Ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset.

Jika Anda tidak yakin siapa yang harus dituju, gunakan sapaan umum yang profesional.

• Contoh Salam Pembuka:
  • Yth. Bapak/Ibu [Nama Manajer Perekrutan/HRD],
  • Yth. Tim Rekrutmen PT [Nama Perusahaan],
  • Dengan hormat,
• Tips Tambahan: Mencari nama HRD bisa dilakukan melalui LinkedIn perusahaan atau website resmi. Ini adalah nilai plus yang menunjukkan inisiatif Anda.

3. Paragraf Pembuka: Sampaikan Maksud dengan Jelas

Paragraf pertama body email harus langsung pada intinya. Sampaikan posisi apa yang Anda lamar dan dari mana Anda mendapatkan informasi lowongan tersebut. Ini membantu HRD mengidentifikasi lamaran Anda dengan cepat.

Juga, tunjukkan antusiasme Anda terhadap posisi dan perusahaan tersebut secara singkat.

• Contoh Paragraf Pembuka:
  • “Melalui email ini, saya ingin mengajukan lamaran untuk posisi [Nama Posisi] yang saya lihat di [Sebutkan Sumber, misal: LinkedIn PT XYZ / website perusahaan Anda] pada tanggal [Tanggal].”
  • “Dengan antusiasme tinggi, saya menulis email ini untuk menyatakan minat saya pada posisi [Nama Posisi] di PT [Nama Perusahaan] yang diiklankan melalui [Sebutkan Sumber].”

4. Paragraf Utama: Jual Diri Anda (dengan Elegan)

Ini adalah bagian terpenting di mana Anda harus “menjual” diri Anda secara ringkas namun meyakinkan. Soroti 2-3 kualifikasi atau pengalaman paling relevan yang Anda miliki yang sangat cocok dengan persyaratan pekerjaan.

Jangan mengulang semua isi CV Anda di sini. Cukup fokus pada poin-poin kunci yang menunjukkan mengapa Anda adalah kandidat yang ideal. Kaitkan pengalaman Anda dengan kebutuhan perusahaan.

• Contoh Paragraf Utama:
  • “Sebagai seorang [Sebutkan Profesi] dengan pengalaman [Jumlah Tahun] tahun di bidang [Sebutkan Bidang], saya memiliki rekam jejak yang terbukti dalam [Sebutkan Pencapaian/Keterampilan Relevan, misal: meningkatkan penjualan sebesar 20% / mengelola proyek besar].”
  • “Saya sangat tertarik dengan kesempatan ini karena latar belakang saya dalam [Sebutkan Bidang] dan keahlian saya di [Sebutkan Keahlian Utama] sangat selaras dengan kualifikasi yang Anda cari. Saya yakin dapat memberikan kontribusi signifikan bagi tim Anda.”
• Studi Kasus Singkat: Anda melamar posisi ‘Content Writer’ dan iklan lowongan menyebutkan kebutuhan akan “kemampuan SEO”. Dalam paragraf ini, Anda bisa menulis: “Pengalaman saya selama 3 tahun sebagai Content Writer telah mengasah kemampuan saya dalam menciptakan konten yang menarik dan relevan. Saya juga memiliki pemahaman mendalam tentang SEO on-page dan off-page yang terbukti meningkatkan trafik organik hingga 30% di perusahaan sebelumnya.”

5. Paragraf Penutup: Ajakan Bertindak yang Sopan

Akhiri body email Anda dengan kalimat penutup yang profesional dan berisi ajakan bertindak (call to action). Sampaikan bahwa CV dan dokumen pendukung lainnya terlampir, dan nyatakan kesediaan Anda untuk wawancara.

Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian HRD.

• Contoh Paragraf Penutup:
  • “Sebagai informasi lebih lanjut, saya telah melampirkan CV dan portofolio saya untuk tinjauan Anda. Saya sangat antusias untuk membahas bagaimana kualifikasi saya dapat memberikan nilai tambah bagi PT [Nama Perusahaan] dalam sebuah wawancara.”
  • “Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda. Saya sangat berharap dapat segera mendengar kabar baik dari Anda dan siap untuk mengikuti proses seleksi selanjutnya.”

6. Salam Penutup dan Tanda Tangan: Jaga Profesionalisme

Gunakan salam penutup yang formal, diikuti dengan nama lengkap, nomor telepon, dan alamat email Anda. Pastikan semua informasi kontak Anda akurat dan mudah dihubungi.

• Contoh Salam Penutup dan Tanda Tangan:
  • Hormat saya,
    [Nama Lengkap Anda]
    [Nomor Telepon]
    [Alamat Email]
    [Link Profil LinkedIn (Opsional)]
• Penting: Gunakan alamat email yang profesional, bukan alamat email dengan nama alias yang tidak formal (misal: “[email protected]”).

7. Lampiran: Pastikan Semuanya Terpasang Sempurna

Sebelum menekan tombol kirim, pastikan semua dokumen yang diminta (CV, surat lamaran, portofolio, sertifikat, dll.) sudah terlampir dengan format file yang benar (biasanya PDF) dan nama file yang profesional.

Hindari nama file seperti “CV Terbaru” atau “Dokumen Penting”. Gunakan format yang jelas seperti “CV_NamaLengkap_PosisiDilamar.pdf”.

Tips Praktis Menerapkan Cara Mengirim Lamaran Kerja Lewat Email (Body Email)

Setelah memahami strukturnya, ini dia beberapa tips tambahan agar lamaran Anda semakin sempurna:

• Personalisasi Setiap Email: Jangan gunakan template yang sama untuk semua lamaran. Sesuaikan setiap body email dengan posisi dan perusahaan yang Anda lamar. Riset tentang perusahaan dan tunjukkan Anda memahami nilai-nilai mereka.
• Periksa Ulang Instruksi: Beberapa perusahaan memiliki format atau instruksi khusus untuk mengirim lamaran (misal: “subjek email harus berisi kode tertentu”). Patuhi instruksi ini dengan seksama.
• Proofread dengan Teliti: Kesalahan ketik atau tata bahasa dapat mengurangi profesionalisme Anda. Baca ulang email Anda beberapa kali, atau minta teman untuk membantu memeriksanya.
• Jaga Agar Tetap Ringkas: Body email bukanlah tempat untuk menulis novel. HRD tidak punya banyak waktu. Usahakan body email Anda tidak lebih dari 3-4 paragraf.
• Gunakan Bahasa yang Profesional: Hindari penggunaan singkatan, bahasa gaul, atau emoji. Selalu gunakan bahasa Indonesia yang baku dan sopan.
• Kirim Uji Coba: Sebelum mengirim ke HRD, coba kirim email tersebut ke alamat email Anda sendiri. Ini membantu Anda memastikan format, lampiran, dan tampilannya sudah sesuai.
• Gunakan Format PDF untuk Lampiran: PDF adalah format yang paling direkomendasikan karena menjaga tata letak dokumen Anda tetap konsisten di berbagai perangkat.

FAQ Seputar Cara Mengirim Lamaran Kerja Lewat Email (Body Email)

Apakah saya perlu menulis surat lamaran lengkap di body email?

Tidak selalu. Body email harus ringkas dan berfungsi sebagai pengantar singkat. Jika diminta, lampirkan surat lamaran sebagai dokumen terpisah (biasanya dalam format PDF). Body email hanya menyoroti poin-poin kunci.

Berapa panjang ideal body email lamaran kerja?

Idealnya, body email tidak lebih dari 3-4 paragraf pendek. Setiap paragraf harus ringkas dan padat informasi. Ingat, tujuan utamanya adalah membuat HRD tertarik untuk membuka lampiran Anda.

Apa yang harus dilakukan jika tidak ada nama HRD atau manajer perekrutan yang diketahui?

Jika Anda tidak dapat menemukan nama yang spesifik, gunakan sapaan umum yang profesional seperti “Yth. Tim Rekrutmen PT [Nama Perusahaan]”, “Dengan hormat”, atau “Yth. Manajer Perekrutan”.

Perlukah mencantumkan gaji yang diharapkan di body email?

Umumnya, gaji yang diharapkan tidak perlu dicantumkan di body email kecuali jika secara spesifik diminta dalam iklan lowongan kerja. Jika diminta, Anda bisa menyebutkannya di surat lamaran terpisah atau saat proses wawancara.

Bagaimana jika saya ingin melampirkan portofolio online (misal: Behance/GitHub)?

Anda bisa mencantumkan link portofolio online Anda di tanda tangan email atau di paragraf utama saat Anda menyoroti relevansi keterampilan Anda. Pastikan link tersebut aktif dan mudah diakses.

Kesimpulan

Menguasai cara mengirim lamaran kerja lewat email, terutama dalam merancang body email yang efektif, adalah keterampilan krusial di era digital ini. Body email bukan hanya formalitas, melainkan alat strategis yang dapat membuka pintu peluang bagi Anda.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda kini memiliki bekal untuk menyusun body email yang profesional, menarik, dan sesuai dengan standar industri. Ingatlah untuk selalu personalisasi, periksa ulang, dan tunjukkan antusiasme Anda.

Jangan biarkan lamaran Anda terlewat begitu saja. Mulailah berlatih dan terapkan tips ini untuk meningkatkan peluang Anda mendapatkan pekerjaan impian. Selamat mencoba, dan semoga sukses dalam perjalanan karir Anda!